Te late annuleringen
Tolkopdrachten worden met enige regelmaat geannuleerd. Als de annulering te laat is, kun je de opdrachttijd declareren bij Menzis of UWV. Maar vanaf 1 januari hebben UWV en Menzis hier de voorwaarde aan verbonden dat je er eerst alles aan gedaan moet hebben om een andere opdracht te krijgen. Lukt dit niet dan kun je de opdracht declareren. Het van belang te weten hoe de regeling werkt en dat je Tolknet kan inschakelen als het niet lukt om een vervangende opdracht te vinden. Hieronder een korte uitleg, waarmee ook de werkwijze bij Tolknet duidelijk gemaakt wordt.
Menzis en UWV stellen dat een tolk bij een te late annulering op zoek moet naar een vervangende opdracht (binnen eigen klantenkring of via Tolknet). Als je een vervangende opdracht hebt gevonden, mag de oorspronkelijke opdracht niet meer in rekening worden gebracht. Als je zelf geen vervangende opdracht kan vinden, kun je contact opnemen met Tolknet (dit kan ook direct na ontvangst van de annulering). Als Tolknet deze vervangende opdracht ook niet kan leveren, dan kan de te late annulering in rekening gebracht worden. Op die manier ‘bewijs’ je dat je er alles aan hebt gedaan om een vervangende opdracht te regelen. Let op! Wanneer het gaat om klanten met leefuren, attendeer de klant er dan op dat ze late annuleringen direct dienen door te geven bij Menzis Zorgkantoor.
Te late annulering melden bij Tolknet
Als een klant te laat annuleert (zie omschrijving leveringsvoorwaarden NBTG) en je kunt geen andere opdracht vinden, kun je hierover een e-mail sturen naar Tolknet (info@tolknet.org). Bellen kan ook. Er wordt dan gezocht naar een vervangende opdracht. Als er een vervangende opdracht is, wordt deze aan je voorgelegd: is dit een passende opdracht voor jou? Als er geen passende opdracht te vinden is dan stuurt Tolknet je een mail terug waarin staat dat we geen vervangende opdracht voor je hebben. Hiermee heb je het bewijsstuk dat met de factuur mee kan.
Declareren reiskosten
Als een opdracht voor aanvang wordt geannuleerd, kan alleen de tolktijd in rekening gebracht worden. Kilometers worden niet vergoed als er niet gereisd is. Indien de opdracht ter plaatse wordt geannuleerd, kun je ook de reistijd en reiskosten in rekening brengen. Je moet dan wel het uitvoeringsformulier laten tekenen door de klant of een betrokken persoon. Van deze persoon noteer je de naam en functie (maatschappelijk werker, baliemedewerker of docent, etc.)
Vervangende opdracht korter dan de oorspronkelijke opdracht
Als de vervangende opdracht minder declarabele uren oplevert, kun je het verschil in uren wel in rekening brengen op de voorziening van de annulerende klant. Deze factuur moet wel toegelicht worden. Daarbij moet een geanonimiseerde factuur van de kortere vervangende opdracht worden bijgesloten. Op die manier kan Menzis controleren hoe zaken verlopen.
Weekend en avonduren
Buiten kantoortijden en in het weekend is Tolknet alleen via de bereikbaarheidsdienst voor spoedsituaties, waarbij direct een tolk nodig is, bereikbaar. Je kunt dan niet bellen voor een vervangende opdracht!
Buiten kantoortijden kun je alleen per mail aangeven dat je op zoek bent naar een vervangende opdracht en dus niet via de telefoon aan de bereikbaarheidsdienst. Tijdens kantoortijd wordt dan gekeken of we nog een vervangende opdracht hebben. Dit wil zeggen dat voor opdrachten die vrijdag na 17.00 uur worden geannuleerd voor zaterdag en/of zondag het niet mogelijk is om de bemiddeling van Tolknet in te schakelen voor het zoeken naar een vervangende opdracht. Als een opdracht om 20.00 uur begint en die wordt om 18.00 uur geannuleerd, kan Tolknet dus ook niks doen voor de tolk. E-mails over een te late annulering zullen dan dus door ons beantwoord worden met “helaas hebben we je geen vervangende opdracht voor kunnen stellen”. Menzis is op de hoogte van de beperkte openingstijden van Tolknet.
Vragen?
Als je nog vragen hebt over dit onderwerp, dan kun je die het beste direct aan Menzis stellen: Doventolken@Menzis.nl of 053 - 485 35 45. Als de werkwijze bij Tolknet niet duidelijk is, dan kun je mailen naar Marja Frijmann: m.a.frijmann@tolknet.org.