Handleiding Tolkmatch
Hier geven we antwoord op de volgende vragen
- Hoe maak ik verbinding met de nieuwe applicatie?
- Hoe kom ik vanaf nu aan een tolk?
- Hoe geef ik veranderingen in aanvragen door?
- Hoe spreek ik vaste onderwijsaanvragen af?
Hoe maak ik verbinding met de nieuwe applicatie?
Om verbinding te kunnen maken met de nieuwe Tolkmatchapplicatie moet u misschien de naam www.tolknet.org opnieuw invoeren in de adresbalk van uw browser; dat hangt af van de instellingen van de computer.
Uw gegevens zijn overgenomen uit de oude systemen van Tolknet en Stimulans. Klantnummer, inlognaam en wachtwoord zijn hetzelfde gebleven. U kunt zich dus op dezelfde manier als vroeger aanmelden voor de nieuwe applicatie. Als u de gegevens niet weet, mail ons dan uw naam, adres en sofinummer en wij nemen contact met u op.
U kunt zelf controleren of wij de juiste gegevens u in ons systeem hebben staan. Als iets niet klopt, kunt u zelf de gegevens aanpassen. Klik daarna op de knop
“Bewaar en ga verder” om de wijzigingen op te slaan. Bij twijfel kunt u contact met ons opnemen.
Uw vaste gegevens.
Uw vaste gegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, adres, gebruikersnaam, uw voorkeurstolken en uw voorzieningen. Deze kunt u vinden via de knop “Mijn gegevens”. Wij zijn ervan uitgegaan, dat u de voorzieningen voor 2008 hebt aangevraagd en gekregen. Als dat niet zo is, dan moet u dat zo snel mogelijk doen. Zie ook Tolkvoorziening.
Uw aanvragen.
U krijgt een overzicht van de aanvragen te zien als u op de knop “Overzicht van aanvragen” klikt. Wilt u meer of minder aanvragen zien, dan kunt u de data boven de kolommen aanpassen en op de knop “Wijzig periode” klikken. U kunt de volgorde van de aanvragen op het scherm veranderen door te klikken op de kop van de kolom, bijvoorbeeld op het woord 'Datum. Dan worden de aanvragen gesorteerd op datum.
Van elke aanvraag kunt u alle gegevens bekijken door te klikken op het rechtervakje (papier en potlood) of door te klikken op het aanvraagnummer. Daarna kunt u weer terug naar het overzicht om de volgende aanvraag te bekijken.
Als er iets niet klopt, wilt u dat dan zo snel mogelijk aan de tolk en aan ons doorgeven?
Hoe kom ik vanaf nu aan een tolk?
U kunt op dezelfde manier aanvragen bij ons indienen als tot nu toe. Er verandert dus niets. U klikt op de knop “Nieuwe aanvraag” en de rest wijst zich vanzelf. Let op: vertel zo nauwkeurig mogelijk hoe de tolksituatie zal zijn. Het is dan een stuk gemakkelijker om een tolk te vinden die goed bij de situatie past.
Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd, krijgt u een extra keuze:
-
U kunt de aanvraag zelf aan de tolk van uw keuze (= voorkeurstolk) voorleggen. De tolk kan de aanvraag dan accepteren of weigeren. U krijgt hierover rechtstreeks bericht van de tolk. Let op: als u dit doet, wordt er geen rekening gehouden met de agenda van de tolk. Het kan dus nogal eens voorkomen, dat de tolk een andere afspraak heeft en uw aanvraag niet accepteert.
-
U kunt zelf zoeken naar beschikbare tolken en de aanvraag zelf aan een tolk voorleggen. Dit werkt verder op dezelfde manier als bij 1, maar nu wordt er wel rekening mee gehouden of de tolk beschikbaar is.
-
U kunt de aanvraag aan Tolknet doorgeven. Tolknet zoekt een tolk voor u en u krijgt bericht van Tolknet.
Hoe geef ik veranderingen door?
Als er iets niet klopt in uw aanvraag of er verandert iets, dan geeft u dat in principe rechtstreeks door aan de tolk. Hoe u de tolk kunt bereiken staat op het acceptatiebericht van uw aanvraag. Als u samen met de tolk de veranderingen goed afspreekt, hoeft er niets in het systeem te worden aangepast.
Soms kan een wijziging tot gevolg hebben dat de tolk niet meer voor u kan tolken, omdat ze al een andere afspraak heeft. Dat moet dan wel in het systeem worden opgenomen. We spreken in zo’n geval van een annulering. Na een annulering kunt u de aanvraag aan een andere tolk voorleggen of aan Tolknet doorsturen zodat Tolknet kan bemiddelen tussen u en een andere tolk.
Hoe spreek ik vaste onderwijsaanvragen af?
Bij een vaste onderwijsaanvraag zoek je een tolk voor één of een aantal dagdelen (ochtend, middag en avond) per week. Je wilt vaak tolken hebben voor een aantal weken, bijvoorbeeld tot de volgende schoolvakantie of tot het einde van het schooljaar. Je kunt in dat geval een vaste onderwijsaanvraag invoeren via de knop “Nieuwe onderwijsaanvraag”.
Nadat je alles hebt ingevuld, legt Tolknet deze onderwijsaanvraag voor aan de tolken. Zodra er een tolk gevonden is, krijg je hierover bericht. Je maakt verder met de tolk afspraken over de definitieve tijden en plaatsen voor de dagdelen die zij voor je kunnen tolken. Verandert er iets (krijg je bijvoorbeeld een roosterwijziging door), dan geef je dat ook zo snel mogelijk door aan je tolk voor die dag.